Bewijsmap-checklist voor zzp'ers

Je hoeft niet alles af te vinken. Het gaat om het totaalbeeld: hoe meer punten kloppen, hoe sterker je staat. Bewaar bewijs digitaal in één map, met per onderdeel een submap.

Opdrachtgevers & acquisitie

• Overzicht van je opdrachtgeversEen lijst van alle klanten van het afgelopen jaar, met periode en omzet per klant.
• Meer dan één opdrachtgeverFacturen die laten zien dat je voor verschillende klanten werkt.
• Eigen acquisitieBewijs dat je zelf klanten zoekt: offertes, mails, gesprekken met nieuwe klanten.
• Website of online profielEen eigen site, portfolio of bedrijfsprofiel waarop je je diensten aanbiedt.
• Offertes en voorstellenOok offertes die niet doorgingen. Ze laten zien dat je actief op zoek bent naar werk.
• Eigen bedrijfsnaam en huisstijlInschrijving bij de KvK, logo, visitekaartjes of briefpapier.

Werkwijze & vrijheid

• Schriftelijke opdrachtovereenkomstPer opdracht een overeenkomst waarin staat wát je oplevert, niet hoe en wanneer je werkt.
• Zelf je werktijden bepalenAfspraken of mails waaruit blijkt dat jij je eigen planning maakt.
• Zelf bepalen hoe je werktJe kiest je eigen methode. De opdrachtgever stuurt op resultaat, niet op werkwijze.
• Vrije vervangingJe mag iemand anders sturen of inhuren als je zelf niet kunt.
• Geen vaste plek in het teamJe staat niet op het personeelsrooster, hebt geen personeelspas en volgt geen interne verplichte overleggen.
• Eigen gereedschap en materiaalBonnen of facturen van spullen die je zelf koopt en gebruikt voor je werk.

Ondernemersrisico

• Jij draait op voor foutenIn je afspraken staat dat je zelf herstelt of betaalt als iets misgaat.
• Investeringen in je bedrijfUitgaven aan opleiding, apparatuur, software of marketing.
• Geen doorbetaling bij ziekte of vakantieJe wordt alleen betaald voor geleverd werk.
• Risico op wanbetalingJe stuurt zelf herinneringen en draagt het risico als een klant niet betaalt.
• Buffer voor slechte maandenEen eigen reservering of een broodfonds voor als het werk stilvalt.

Administratie & verzekeringen

• Bijgehouden boekhoudingFacturen, bonnen en bankmutaties netjes per maand of kwartaal verwerkt.
• Btw-aangiftesKopieën van je btw-aangiftes. Of een bewijs van deelname aan de kleineondernemersregeling.
• UrenregistratieEen overzicht van gewerkte uren per klant. Nodig om je echte uurtarief te berekenen.
• Zakelijke bankrekeningEen aparte rekening voor je bedrijf.
• BedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringPolis van je eigen aansprakelijkheidsverzekering, als die bij je werk past.
• Regeling voor arbeidsongeschiktheidEen eigen verzekering, broodfonds of bewuste keuze om zelf te sparen. Leg je keuze vast.

Tarief

• Berekend uurtarief per opdrachtJe tarief exclusief btw, omgerekend naar uren. Ook bij dag- of klusprijzen.
• Zelf je tarief bepaaldMails of offertes waaruit blijkt dat jij je prijs voorstelt en erover onderhandelt.
• Tarief afgezet tegen de €38-grensNoteer per opdracht of je onder of boven de grens zit. Doe de gratis check.